Horas extras: la casilla nueva del W-2 que este año usted sí tiene que llenar

El 6 de agosto el IRS actualizó sus preguntas frecuentes sobre la deducción de horas extras, y de ahí salió un detalle que muchos dueños de negocio todavía no saben: desde el año fiscal 2026, el pago de horas extras hay que reportarlo por separado en el W-2. No es opcional, y si no se hace, el empleado no puede reclamar la deducción.

Si usted tiene una cuadrilla de construcción, un equipo de limpieza o personal de landscaping, esto le toca directamente.

Primero, ¿qué es la deducción de horas extras?

Es un beneficio para el empleado, no para el empleador. Le permite descontar de su ingreso gravable una parte de lo que ganó por overtime, lo que le baja el impuesto federal que paga al declarar.

Los límites son: hasta $12,500 al año, o $25,000 si la persona declara casada en conjunto. El beneficio empieza a reducirse cuando el ingreso ajustado pasa de $150,000 (o $300,000 en conjunto), y se pierde $100 por cada $1,000 que se pase de ese umbral. Además, no hace falta detallar deducciones — se puede reclamar aunque la persona use la deducción estándar.

El error más común: no es todo el pago de overtime

Aquí es donde casi todo el mundo se equivoca. La deducción solo cubre la parte extra, no el pago completo de las horas extras.

Un ejemplo con números. Un empleado gana $20 la hora y trabaja 10 horas extras. Por ley federal esas horas se pagan a tiempo y medio, o sea $30 la hora:

• Total pagado por esas 10 horas: $300
• Lo que habría ganado a tarifa normal: $200
• La parte que califica para la deducción: $100 — solo esos $10 de más por hora

Ese número de $100 es el que va reportado, no los $300.

Su obligación como empleador: la casilla 12, código TT

Desde el año fiscal 2026 usted debe reportar el monto de horas extras calificadas en la casilla 12 del Formulario W-2, con el código TT. En 2025 esto no era obligatorio; ahora sí lo es.

Dos aclaraciones importantes:

• Reporte el monto completo que calificó, aunque sepa que su empleado no va a poder deducirlo todo por los límites o por su nivel de ingreso. Ese cálculo le toca al empleado al declarar, no a usted.
• Si se equivoca, hay que corregir. Si reporta de menos, el empleado no puede reclamar la diferencia hasta que usted le emita un W-2c corregido. Es un trámite evitable que molesta a cualquiera.

Ojo: esto no cambia lo que usted retiene

Este es el punto que más confusión genera. Que exista la deducción no significa que el overtime esté exento de impuestos. El IRS fue claro: ese pago sigue siendo salario normal para todo efecto. Usted debe seguir reteniendo el impuesto federal sobre la renta, seguir pagando Seguro Social y Medicare, y seguir pagando el impuesto federal de desempleo.

Dicho de otra forma: el alivio le llega al empleado cuando declara, no en el cheque de cada semana. Si un empleado quiere ver más dinero en su cheque desde ya, lo que puede hacer es entregarle un Formulario W-4 actualizado para ajustar su retención — pero usted no puede reducirla por su cuenta.

¿Y si trabajo por mi cuenta o pago con 1099?

Esta deducción está diseñada para empleados con W-2 y para las horas extras que exige la ley federal de trabajo. Un contratista independiente que factura por hora no tiene "horas extras" en ese sentido legal, así que no aplica. Y si usted es dueño y trabaja en su propio negocio, tampoco — usted no se paga overtime a sí mismo.

Nuestra recomendación

No espere a enero para descubrir que su sistema de nómina no estaba separando este monto. Revise ahora mismo dos cosas: que su software esté registrando aparte la porción extra de cada hora de overtime, y que las horas trabajadas estén bien documentadas semana por semana. Con eso resuelto, el W-2 de enero sale solo.

Si lleva la nómina a mano o en una hoja de cálculo, este es buen momento para ordenarlo. Un W-2 mal hecho significa correcciones, empleados molestos y tiempo perdido justo en la temporada más ocupada del año.