Cómo organizar los recibos para que la contabilidad no sea un caos

De nada sirve tener derecho a una deducción si no puede demostrarla. En esta quinta entrega de la serie, un sistema sencillo para que sus recibos no terminen en una bolsa, una caja o el fondo de un cajón.

Qué le pide el IRS como respaldo

El IRS indica que usted debe conservar recibos, cheques cancelados y otros documentos que respalden cada ingreso, deducción o crédito que aparece en su declaración. Y que debe llevar sus cuentas con un método que refleje con claridad sus ingresos y gastos. Los estados de cuenta de la tarjeta muestran que hubo un cargo, pero el recibo es lo que muestra en qué se gastó.

Cuatro hábitos que lo cambian todo

• Una sola tarjeta para el negocio. Si todo lo del negocio pasa por una tarjeta, el estado de cuenta ya es un índice de sus gastos.
• Guarde el recibo el mismo día. Tómele una foto al momento y nómbrela con fecha y comercio. Un recibo de tienda se borra con el tiempo; una foto legible, no.
• Anote para qué fue. Una línea basta: "almuerzo con cliente X" o "software de facturación". Con el tiempo nadie recuerda el motivo.
• Concilie una vez al mes. Compare el estado de cuenta contra sus recibos. Lo que no tenga recibo es lo que hay que buscar mientras todavía se acuerda.

Una estructura simple de carpetas

Una carpeta por año, y dentro una por mes. Dentro de cada mes, sus recibos y su estado de cuenta. No necesita un sistema sofisticado: necesita uno que usted de verdad use cada semana.

¿Cuánto tiempo guardarlos?

Según el IRS, el plazo depende de la situación:

• En general, 3 años desde la fecha en que presentó la declaración.
• 6 años si dejó de reportar ingresos que representan más del 25% del ingreso bruto de su declaración.
• 7 años si reclama una pérdida por deuda incobrable o valores sin valor.
• Si tiene empleados, los registros de impuestos de nómina, al menos 4 años después de la fecha en que vence o se paga el impuesto (lo que ocurra después).
• Los registros de propiedad (equipo, vehículos), hasta que venza el plazo del año en que se deshaga de ella.

Ante la duda, conserve más tiempo, no menos.

Nuestra recomendación

Elija hoy una carpeta, tome la foto del próximo recibo y empiece desde ahí. Un sistema imperfecto que usa cada semana vale más que uno perfecto que nunca arranca.