Qué gastos de la tarjeta de su negocio sí puede deducir (y cuáles no)

En la entrega anterior vimos cuánto cuesta pagar solo el mínimo. Hoy la pregunta es la contraria: ¿qué parte de lo que usted carga a la tarjeta del negocio le ayuda a pagar menos impuestos? La respuesta corta: los gastos del negocio, sí; los personales, no; y el interés tiene su propia regla.

La regla base: gasto "ordinario y necesario"

El IRS permite deducir los gastos que son ordinarios y necesarios para su negocio. Ordinario significa común y aceptado en su tipo de negocio; necesario significa útil y apropiado para operarlo. No tiene que ser indispensable, pero sí debe tener una razón de negocio real.

Ejemplos de gastos que normalmente califican

• Suministros y materiales del negocio.
• Software y suscripciones que usa para trabajar.
• Publicidad y mercadeo.
• Servicios profesionales (contabilidad, asesoría).
• Comisiones y cargos de la propia tarjeta del negocio, como la cuota anual, cuando la tarjeta se usa para el negocio.

Comidas de negocio: solo una parte

Las comidas de negocio generalmente están limitadas al 50% del gasto, según la guía del IRS para pequeños negocios (Publicación 334). Guarde siempre el recibo y anote con quién fue y para qué.

Lo que NO se deduce

• Gastos personales: el supermercado de la casa, la ropa, el entretenimiento familiar. Si los pagó con la tarjeta del negocio, no se vuelven deducibles; solo complican su contabilidad.
• Gastos mixtos: si un gasto es en parte personal y en parte de negocio, solo puede deducir la parte del negocio, y necesita poder demostrarla.
• Pagar la factura de la tarjeta no es un gasto nuevo. Lo que cuenta es lo que usted compró, no el hecho de pagar el saldo después.

¿Y los intereses?

Aquí está la diferencia que más sorprende. Según el IRS (Tema 505), el interés de una tarjeta de crédito por gastos personales no es deducible. En cambio, el interés de deudas del negocio sí puede deducirse, aunque el propio IRS aclara que puede tener límites. Por eso conviene que la tarjeta del negocio se use solo para el negocio: así el interés queda claramente del lado deducible.

¿Cuándo se deduce: al comprar o al pagar?

En general, para quienes llevan su contabilidad por el método de efectivo (lo más común en negocios pequeños), un gasto cargado a la tarjeta se toma en el año en que se hizo el cargo, aunque la factura se pague después. Como esto depende de cómo lleva sus libros su negocio, confírmelo con su contador, sobre todo cerca del cierre de año.

Nuestra recomendación

Use una sola tarjeta para el negocio, guarde el recibo de cada cargo y anote para qué fue. Con eso, al momento de declarar, usted sabe qué deducir y puede demostrarlo si el IRS lo pregunta. En la próxima entrega: cómo organizar esos recibos para que la contabilidad no sea un caos.